Wir möchten darauf hinweisen, dass der Kunde, dessen Geschichte wir heute teilen, ausdrücklich um Anonymität gebeten hat. Wir respektieren voll und ganz diesen Wunsch und sind dennoch begeistert, Ihnen einen Einblick in seine Erfahrungen mit unserer Plattform zu gewähren. Diese Anonymität ermöglicht es uns, ehrliche und ungeschönte Geschichten zu präsentieren, die wertvolle Erkenntnisse liefern. Vielen Dank an unseren Kunden für sein Vertrauen und die Bereitschaft, seine Geschichte mit uns zu teilen.
Erzählen Sie uns mehr über Ihre Kanzlei. Was sollten wir über Sie wissen? Welche Schwerpunkte setzen Sie? Was macht Ihre Kanzlei einzigartig, insbesondere im Bereich Digitalisierung?
Kundenstimme: Unsere Kanzlei ist Ihre erste Anlaufstelle für steuerliche Angelegenheiten – mit Fokus auf Jahresabschlüsse, Lohnabrechnungen und Buchführung. Unsere Kanzlei ist jedoch nicht nur ein Ort für Zahlen, sondern auch ein Ort, der die neuesten Technologien integriert, um Prozesse und Erfahrungen zu optimieren.
Sie scheinen vielseitig aufgestellt zu sein.
Kundenstimme: Absolut! Unser Team ist nicht nur fachlich kompetent, sondern auch jung und dynamisch. Wir setzen auf Digitalisierung, um effizienter zu arbeiten. Zwar haben wir noch nicht komplett auf Papier verzichtet, aber wir arbeiten hart daran. Unsere Entscheidung, digitale Prozesse zu implementieren, ist nicht nur eine strategische, sondern auch eine, die unsere Umweltbilanz positiv beeinflusst.
Was hat Sie dazu bewegt, den digitalen Weg einzuschlagen? War es Zeitdruck, Ressourcen oder etwas anderes?
Kundenstimme: Praktische Überlegungen waren der Auslöser. Unsere langjährige Nutzung von DATEV-DMS und Unternehmen Online hat uns den Vorteil gezeigt, dass man Dokumente einfach digital bearbeiten und teilen kann. Ergänzend zu unseren bewährten Anwendungen haben wir uns dazu entschieden, den Weg der digitalen Unterschriften einzuschlagen. Die Auswahl fiel auf KanzleiDrive, da wir die Plattform als äußerst übersichtlich empfanden und sie sich leicht bedienen lässt. Im Gegensatz zu komplexeren Programmen, die oft ein Benutzerhandbuch erfordern, bietet KanzleiDrive eine intuitive Benutzeroberfläche. Uns hat besonders gefallen, dass wir uns schnell zurechtfinden konnten, selbst wenn wir zuvor noch nie damit gearbeitet hatten. Unsere Reise begann mit der Nutzung der digitalen Unterschriften in KanzleiDrive, und bald erkannten wir, dass die Plattform noch für viele weitere Anwendungen genutzt werden kann.
In unserer dynamischen Gruppe legen wir großen Wert auf Datenschutz und individuelle Zugangsbeschränkungen. Wir haben festgestellt, dass der Zugriff auf die E-Mail-Konten unter den Teammitgliedern bei unvorhergesehenen Abwesenheiten zuweilen zu Unklarheiten und Verlusten von Informationen führte. Nach intensiven Gesprächen mit unseren Mandanten und der Erkenntnis von redundanter Arbeit wurde deutlich: Wir benötigen eine effizientere Lösung. Daher haben wir uns entschieden, alle relevanten Informationen zukünftig über KanzleiDrive zu verwalten. Hier kann jeder von uns problemlos darauf zugreifen, der Informationsstand ist einheitlich, und es geht nichts verloren.
Also ein zentraler Ort, an dem alles gesammelt wird und jeder Mitarbeiter darauf zugreifen kann. Immer verfügbar und ansprechbar.
Kundenstimme: Genau, es geht nicht nur um beispielsweise Schwangerschaftsvertretungen, sondern auch um kurzfristige Krankheitsausfälle oder Krankenhausaufenthalte. Wir hatten kürzlich eine solche Situation. Der Zugriff auf das E-Mail-Postfach war nicht möglich, dennoch mussten dringend Aufgaben erledigt und Unterlagen benötigt werden. Da ist es wirklich vorteilhaft, wenn alles zentralisiert und über KanzleiDrive verfügbar ist. So bleibt die Kommunikation reibungslos, selbst in unerwarteten Situationen.
Wie reagieren Ihre Mandanten auf die Nutzung der Plattform? Ist es intuitiv für sie oder gibt es Herausforderungen?
Kundenstimme: Die Einführung von KanzleiDrive wurde von den meisten Mandanten sehr gut aufgenommen. Natürlich gibt es immer einige, die zunächst skeptisch sind, aber nach einer kurzen Einführungsphase sind auch sie begeistert. Unsere Mandanten schätzen die Einfachheit und Effizienz der Plattform. Diejenigen, die normalerweise gegenüber digitalen Tools skeptisch sind, finden KanzleiDrive überraschend benutzerfreundlich.
Einige Mandanten haben uns sogar gesagt: „Wenn es etwas in meinen Arbeitsabläufen verbessert, bin ich sofort dabei! Und wenn es kostenlos für mich ist, umso besser.“ Dies zeigt, dass nicht nur die Anwenderfreundlichkeit, sondern auch die kostenfreie Nutzung einen positiven Einfluss auf die Akzeptanz bei unseren Mandanten hat.
Wie erleben Sie das Zusammenspiel zwischen DATEV und KanzleiDrive?
Kundenstimme: KanzleiDrive und DATEV ergänzen sich optimal, und die Integration hat unseren Dokumentenworkflow erheblich verbessert. Besonders die nahtlose Übertragung von Belegen zu Unternehmen Online hat nicht nur die Arbeit erleichtert, sondern auch die Akzeptanz innerhalb unseres Teams gesteigert. Statt wöchentlich 30-40 E-Mails mit Dokumenten zu erhalten, lädt der Mandant diese nun einfach in KanzleiDrive hoch. Unser Mitarbeiter kann diese gesammelt einmal wöchentlich überprüfen und bearbeiten, indem er sie direkt in Unternehmen Online überträgt. Dies bedeutet, dass wir nicht mehr 30 E-Mails öffnen, die Dokumente zwischenspeichern und dann mühsam in Unternehmen Online wieder hochladen müssen. Dank der nahtlosen Verbindung können wir jetzt einfach einen Haken setzen, den Beleg-Typ definieren und die Belege problemlos übertragen. So sind sie sofort verfügbar. Diese effiziente Vorgehensweise hat die Arbeitsprozesse erheblich vereinfacht und beschleunigt. Darüber hinaus erleichtert der Login mit DATEV den Anmeldeprozess und hat die Hemmschwelle für die Nutzung weiter gesenkt.
Wie würden Sie unseren Service bewerten? Erfüllen wir Ihre Erwartungen?
Kundenstimme: Wir sind äußerst zufrieden mit dem Service, den wir von KanzleiDrive erhalten. Die Kommunikation ist blitzschnell, und die Lösungen werden oft noch schneller implementiert. Die direkte Interaktion mit Jakob ermöglicht es uns, aktiv an der Weiterentwicklung teilzunehmen. Es fühlt sich an, als ob wir nicht nur Kunden, sondern auch Partner bei der Gestaltung des Produkts sind.
Welche Tipps würden Sie anderen Steuerberatern geben, die überlegen, KanzleiDrive zu integrieren?
Kundenstimme: Trauen Sie sich und probieren Sie es aus! Beginnen Sie mit einem kleinen Testlauf, bevor Sie es in Ihrem gesamten Team einführen. Testen Sie die Plattform zunächst intern mit Mitarbeitern, die affin für digitale Tools sind. Praxiserfahrung hilft, Sicherheit zu gewinnen. Und denken Sie daran, dass Veränderungen oft eine Frage der Herangehensweise sind – seien Sie bereit, Ihre Mitarbeiter mitzunehmen und alle Fragen zu beantworten.
Haben Sie einen Tipp für ältere Kollegen, die sich unsicher fühlen könnten?
Kundenstimme: Holen Sie Ihre Mitarbeiter ab. Eine sorgfältige interne Schulung und Präsentation des neuen Tools können Ängste abbauen und die Akzeptanz erhöhen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kollegen nicht ins kalte Wasser geworfen werden, sondern zeigen Sie ihnen, wie einfach und effizient KanzleiDrive ist. Und vergessen Sie nicht, die Vorteile zu betonen – nicht nur für die Kanzlei, sondern auch für jeden Einzelnen.
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