In der Welt der Steuerberatung hat sich in den letzten Jahren viel verändert. Die Digitalisierung hat Einzug gehalten und verlangt von Kanzleien eine Anpassung an moderne Arbeitsweisen. Ein Vorreiter in diesem Bereich ist die Kanzlei Steinmeier Consulting, deren Kanzlei-Manager, Julian Hentschel, einen Einblick in ihre Strategien und Erfahrungen gewährt.
Julian Hentschel, Kanzlei-Manager bei Steinmeier Consulting, ist ein studierter Wirtschaftsinformatiker mit langjähriger Erfahrung in der Finanzbranche. Sein Interesse an der Digitalisierung führte ihn in die Steuerwelt, wo er nun daran arbeitet, die Branche für die Zukunft zu rüsten.
Steinmeier Consulting, ansässig in Herford, besteht aus einem Team von 12 Mitarbeitern und betreut rund 200 Mandanten. Die Kanzlei setzt dabei auf die bewährte Software DATEV und nutzt seit Oktober 2023 erfolgreich KanzleiDrive.
Die Kanzlei zeichnet sich durch eine hohe Digitalkompetenz aus. Dabei verstehen sie sich nicht nur als klassische Steuerberatung, sondern denken Finanz- und Personalprozesse gemeinsam mit Ihren Kunden von Anfang bis Ende. Ihr Ziel ist es, diese Prozesse digital zu gestalte, um ihren Mandanten einen klaren Mehrwert zu bieten. Durch diese Ausrichtung können sie ihre Dienstleistungen ihren Mandanten in höherer Qualität und kürzerer Zeit zur Verfügung stellen. Neben der klassischen steuerlichen Beratung bietet die Kanzlei auch Controlling-Dienstleistungen an.
Wie beurteilen Sie die Entwicklung in der Branche hinsichtlich Digitalisierung und Personalmangel?
Julian Hentschel: Insbesondere in den letzten vier Jahren haben sich die technischen Möglichkeiten für KMUs und kleine Steuerberatungskanzleien stark weiterentwickelt. Die Zunahme von Anbietern auf dem Markt hat große Unternehmen wie DATEV dazu gezwungen, sich technisch zu öffnen und standardisierte Schnittstellen zu entwickeln. Dies stellt einen bedeutenden Fortschritt dar. Leider hinkt die Branche selbst in Bezug auf technologische Entwicklungen oft hinterher. Ein Großteil der Steuerberater ist personell nicht ausreichend auf die Veränderungen vorbereitet. Es mangelt weniger an der Anzahl von Fachkräften, sondern vielmehr an solchen, die für die moderne Steuerberatung ausreichend geschult sind. Tools wie KanzleiDrive können dabei helfen, analoge Arbeitsprozesse zu reduzieren und sind leicht zu erlernen.
Wie integriert sich KanzleiDrive in diesen Digitalisierungstrend und hilft Ihnen bei der Transformation hin zu einer papierlosen Kanzlei?
Julian Hentschel: KanzleiDrive ermöglicht einen effizienten Austausch von Dokumenten mit unseren Einkommenssteuer-Mandanten und erleichtert den Jahresabschlussprozess erheblich. Durch die Einführung von KanzleiDrive schließen wir eine entscheidende Lücke in unserer digitalen Infrastruktur, welche durch weitere Tools für die Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung ergänzt wird.
Wie unterstützt KanzleiDrive Ihre Kanzlei im stressigen Alltag?
Julian Hentschel: KanzleiDrive erleichtert vor allem den effizienten Austausch von Dokumenten mit unseren Mandanten, sei es für die Einkommenssteuer, den Jahresabschluss oder steuerliche Beratungsprojekte, die eine Zusammenarbeit mit anderen Parteien erfordern, wie beispielsweise Rechtsanwälte und Notare.
Wie reagieren Mandanten auf die Einführung von KanzleiDrive und im speziellen der digitalen Signaturen?
Die Reaktionen unserer Mandanten auf KanzleiDrive sind bisher äußerst positiv. Sie schätzen die übersichtliche und intuitive Benutzeroberfläche der Plattform.
Wir haben bisher ausschließlich die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) verwendet, da sie für die meisten unserer Zwecke ausreichend ist. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) werden wir bei Gelegenheit testen, sehen aber derzeit keine dringende Notwendigkeit dafür. Im Allgemeinen empfinden unsere Mandanten den Signaturprozess als äußerst intuitiv und nutzen ihn intensiv, ohne größere Vorbehalte.
Wie bewerten Sie die Integration und das Zusammenspiel zwischen DATEV und KanzleiDrive?
Julian Hentschel: Die gegenwärtigen Schnittstellen zu unserem Dokumentenmanagementsystem (DMS), den Stammdaten und EO comfort werden bereits effektiv genutzt. Im Vergleich zu anderen Anbietern geht die Integration von DATEV und KanzleiDrive weit über das einfache Synchronisieren von Dokumenten hinaus. Die Möglichkeit, Stammdaten einzuspielen und das Zusammenspiel mit Aufträgen verspricht eine erhebliche Vereinfachung der Organisationsabläufe in unserer Kanzlei.
Wie beurteilen Sie die Serviceleistung und den Support von KanzleiDrive, insbesondere in Bezug auf Fehlerbehebung und Kundenwünsche?
Julian Hentschel: Die Serviceleistung und der Support von KanzleiDrive sind herausragend. Das Team geht äußerst professionell mit Kundenwünschen um und entwickelt nur Features, die zum Gesamtkonzept beitragen. Besonders der enge Austausch mit Jakob Stuby ist bemerkenswert, da er stets daran interessiert ist, unsere Bedürfnisse zu verstehen und entsprechende Features zu entwickeln.
Welche zusätzlichen Funktionen wünschen Sie sich von KanzleiDrive?
Julian Hentschel: Wir wünschen uns eine Vertragsmanagementlösung, die auch eine OCR-Funktion (Optische Zeichenerkennung) beinhaltet. Zudem streben wir eine tiefere Integration in das Auftragswesen von EO comfort an.
Was unterscheidet KanzleiDrive von anderen Mandantenportalen?
Julian Hentschel: KanzleiDrive zeichnet sich durch eine intuitive Benutzeroberfläche mit einem sauberen Design und klarer Menüführung aus. Es vereinfacht Prozesse sowohl für die Kanzlei als auch für den Mandanten und überzeugt durch eine hohe Geschwindigkeit bei der Weiterentwicklung des Produkts. Das Team hinter KanzleiDrive strebt stets danach, das Beste aus der Plattform herauszuholen.
Was würden Sie anderen Steuerberatern aus Ihrem Netzwerk raten, die in Betracht ziehen, KanzleiDrive in ihren Arbeitsablauf zu integrieren, basierend auf Ihren eigenen Erfahrungen?
Julian Hentschel: KanzleiDrive einführen und glücklich sein!
Carina Osthold: „Vielen Dank, dass Sie sich Zeit für uns genommen haben!“
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